Le fonctionnement
De vos processus à votre système.
Comment une association passe de la description de son fonctionnement réel à un logiciel qui lui correspond. Trois étapes, et une chose qui ne change jamais.
Avant toute configuration, avant toute soumission.
Comprendre le fonctionnement réel de votre association
Nous commençons par vos processus, pas par notre produit. Nous nous assoyons avec les personnes qui font le travail — service aux membres, registrariat, coordination d'événements, finances — et nous cartographions ce qui se passe vraiment. Y compris ce qui vit dans la boîte de réception de quelqu'un ou dans un chiffrier dont on ne parle pas en réunion.
Nous cherchons des précisions. Comment vos catégories de membres sont définies. Qui approuve quoi, et dans quel ordre. Ce qui arrive quand un renouvellement est en retard, et quand quelqu'un demande une exception. Comment vos membres s'appellent réellement. Ce que votre conseil doit voir quatre fois par année.
Une cartographie claire du fonctionnement de votre association — utile pour vous, que vous fassiez affaire avec nous ou non.
Notre travail, pas celui de votre personnel.
Construire le système autour de ce que nous avons trouvé
Nous configurons et étendons la plateforme Hopkee pour qu'elle corresponde à la cartographie. Vos étapes sont vos étapes, dans votre ordre. Votre terminologie est la vôtre : si vos gens sont des membres agréés, des inscrits ou des titulaires de permis, c'est ce que le système dira. Vos règles sont appliquées par le logiciel plutôt que retenues par la personne en poste depuis le plus longtemps.
Personne dans votre équipe n'a besoin d'apprendre un concepteur de processus ni de devenir expert en configuration. Vous révisez ce que nous avons bâti, vous nous dites où nous vous avons mal compris, et nous ajustons. Cette boucle, c'est le travail.
Un système qui correspond à votre organisation dès le premier jour, avec vos données de membres migrées.
Ce que la plupart des relations avec un fournisseur ratent.
Garder l'ajustement pendant que vous changez
Les associations ne sont pas statiques. Les règlements sont modifiés. Une nouvelle désignation est lancée. Un programme change ses exigences. Le conseil demande quelque chose que personne ne demandait l'an dernier.
Dans bien des relations avec un fournisseur, cela signifie un billet de soutien, un appel de cadrage et une facture — et souvent la décision discrète de laisser tomber. Chez Hopkee, ajuster vos processus fait partie de la relation, parce que tout le modèle repose sur le fait que le système continue de vous convenir.
Un logiciel qui suit votre organisation au lieu de prendre lentement du retard sur elle.
La fondation commune
Ce qui est commun, et pourquoi cela compte pour vous.
Les parties d'un système de gestion qui ne devraient jamais être sur-mesure ne le sont pas. Chaque client Hopkee repose sur la même fondation.
Commun à toutes les associations
- Hébergement et infrastructure
- Sécurité et contrôle des accès
- Sauvegardes, surveillance et disponibilité
- Mises à niveau et améliorations de la plateforme
- Le modèle de données central
- Le cadre d'intégration
- Le soutien
Façonné autour de votre association
- Processus et chaînes d'approbation
- Structure d'adhésion et règles de cotisation
- Terminologie et libellés
- L'expérience membre
- Communications et avis
- Rapports et vues pour le conseil
Cette division est tout l'argument économique. Vous ne financez pas une construction unique qui n'a de sens que pour vous ; vous financez la forme de votre organisation par-dessus une plateforme qui s'améliore pour tout le monde. Quand la plateforme progresse, votre système progresse — sans projet de migration.
Combien de temps cela prend
Moins de temps que l'industrie vous a habitué à craindre, parce que nous ne partons pas d'une page blanche. La plateforme existe déjà. Le travail consiste à la façonner autour de vous.
Nous vous donnerons un échéancier réaliste une fois vos processus compris — pas avant. Tout fournisseur qui vous annonce une date avant d'avoir vu comment votre association fonctionne devine, et c'est vous qui paierez pour la devinette.
Ce que cela coûte
Un abonnement prévisible, établi une fois l'ampleur de vos opérations comprise. Pas une licence, plus une implantation, plus un ordre de modification chaque fois que votre organisation change.
Nous préférons en parler ouvertement et tôt plutôt que vous laisser découvrir le vrai chiffre en deuxième année.
Commençons par une conversation sur vos processus.
Dites-nous comment votre association fonctionne réellement. Si Hopkee convient, nous vous montrerons à quoi votre système pourrait ressembler — et sinon, nous vous le dirons.
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